Im Auftrag unterschreiben: i. A., i. V. und ppa. richtig verwenden

Die Chefin ist im Urlaub, das Angebot muss heute raus – „unterschreiben Sie das bitte für mich“. Solche Situationen gehören zum Büroalltag. Doch sobald der Stift über dem Papier schwebt, kommen die Fragen: Darf ich das überhaupt? Schreibe ich i. A. oder i. V. davor? Und was passiert, wenn etwas schiefgeht?

Dieser Ratgeber beantwortet alle Fragen rund um die Unterschrift im Auftrag: was die Kürzel bedeuten, wer für andere unterschreiben darf, wie der Unterschriftenblock korrekt aussieht – und wer haftet, wenn die Vollmacht fehlt.

Was bedeutet „im Auftrag unterschreiben“?

Wer im Auftrag unterschreibt, setzt seine Unterschrift unter ein Dokument, das rechtlich einer anderen Person oder einem Unternehmen zugerechnet werden soll. Die Assistenz unterschreibt das Schreiben der Geschäftsführung, die Sachbearbeiterin den Bescheid der Behörde, der Sohn das Formular für die pflegebedürftige Mutter.

Rechtlich steckt dahinter die Stellvertretung nach §§ 164 ff. BGB. Der Grundsatz: Eine Willenserklärung, die jemand innerhalb seiner Vertretungsmacht im Namen eines anderen abgibt, wirkt unmittelbar für und gegen den Vertretenen (§ 164 Abs. 1 BGB). Der Vertrag kommt also nicht mit der unterschreibenden Person zustande, sondern mit derjenigen, für die sie handelt.

Damit das funktioniert, müssen zwei Dinge zusammenkommen:

• Vertretungsmacht: Die unterschreibende Person braucht die Befugnis, für den anderen zu handeln – meist durch eine Vollmacht (§ 167 BGB), im Unternehmen auch durch Prokura oder Handlungsvollmacht, bei Eltern und Geschäftsführern kraft Gesetzes beziehungsweise Organstellung.
• Offenkundigkeit: Für den Empfänger muss erkennbar sein, dass nicht im eigenen, sondern in fremdem Namen unterschrieben wird. Genau dafür gibt es die Kürzel i. A., i. V. und ppa.

Wichtig für die Einordnung: Die Kürzel selbst sind kein Gesetzestext. Was „i. A.“ oder „i. V.“ im Einzelfall bedeutet, ergibt sich aus den Umständen – dazu später mehr. Verbindlich geregelt ist nur der Zusatz des Prokuristen im Handelsrecht (§ 51 HGB).

i. A., i. V. und ppa.: die drei Kürzel im Überblick

i. A. – im Auftrag

Das Kürzel i. A. steht für „im Auftrag“. Es signalisiert dem Empfänger: Die unterschreibende Person handelt auf Weisung, trifft aber typischerweise keine eigene rechtsgeschäftliche Entscheidung. In der Praxis unterschreiben Mitarbeitende mit i. A. vor allem Routineschreiben – Terminbestätigungen, Übersendungsschreiben, allgemeine Korrespondenz.

In vielen Unternehmen ist i. A. das Kürzel für Beschäftigte ohne Handlungsvollmacht, die nur für einzelne, klar umrissene Aufgaben zeichnen dürfen. Eine feste rechtliche Bedeutung hat die Abkürzung aber nicht: Auch eine mit i. A. unterschriebene Erklärung kann den Vertretenen binden, wenn die unterschreibende Person tatsächlich bevollmächtigt war und erkennbar in fremdem Namen gehandelt hat.

i. V. – in Vertretung oder in Vollmacht

i. V. wird sowohl als „in Vertretung“ als auch als „in Vollmacht“ gelesen – gemeint ist dasselbe: Die unterschreibende Person gibt die Erklärung als Vertreter ab und nimmt für sich in Anspruch, dazu bevollmächtigt zu sein. Das Kürzel hat damit eine stärkere Signalwirkung als i. A.

Üblich ist i. V. bei Erklärungen mit rechtlicher Tragweite: Vertragsunterzeichnungen, Angebote, Mahnungen, Kündigungen. Im Unternehmen zeichnen typischerweise Handlungsbevollmächtigte mit i. V. – für sie schreibt § 57 HGB sogar vor, mit einem Zusatz zu zeichnen, der das Vollmachtsverhältnis ausdrückt, und dabei jeden Zusatz zu vermeiden, der eine Prokura andeutet.

Ein verbreitetes Missverständnis: „i. V. heißt in Vertretung, wenn der Chef abwesend ist, und in Vollmacht, wenn eine Vollmacht vorliegt.“ Diese Unterscheidung gibt es im Gesetz nicht. Entscheidend ist allein, ob im Moment der Unterschrift Vertretungsmacht besteht – nicht, wie man das Kürzel ausspricht.

ppa. – per procura, nur mit Prokura

ppa. steht für per procura (auch: per procura autoritate) und ist das Kürzel des Prokuristen. Die Prokura ist die weitreichendste Vollmacht des Handelsrechts: Sie ermächtigt nach § 49 HGB zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt – nicht nur des eigenen. Ausgenommen sind im Kern nur die Veräußerung und Belastung von Grundstücken, sofern diese Befugnis nicht besonders erteilt ist.

Die Prokura wird ausdrücklich erteilt und ins Handelsregister eingetragen (§§ 48, 53 HGB). Nach § 51 HGB soll der Prokurist so zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem Zusatz hinzufügt, der die Prokura andeutet – in der Praxis eben „ppa.“. Dabei handelt es sich um eine Ordnungsvorschrift: Vergisst der Prokurist den Zusatz, ist seine Unterschrift deshalb nicht unwirksam. Umgekehrt gilt: Wer ohne erteilte Prokura mit ppa. zeichnet, täuscht über seine Vertretungsmacht – das kann Haftungsfolgen auslösen.

Geschrieben wird das Kürzel klein und mit einem Punkt am Ende: ppa. – nicht „p.p.a.“ mit Punkten zwischen den Buchstaben, auch wenn diese Schreibweise verbreitet ist.

i. A. oder i. V.: welches Kürzel wann?

Die Faustregel für den Alltag:

• i. A. für Schreiben ohne eigene rechtsgeschäftliche Entscheidung: Bestätigungen, Auskünfte, Begleitpost. Das Kürzel sagt: „Ich übermittle das im Auftrag.“
• i. V. für Erklärungen, die den Vertretenen binden sollen: Verträge, Angebote, Kündigungen, Fristsetzungen. Das Kürzel sagt: „Ich erkläre das als Vertreter.“
• ppa. ausschließlich mit eingetragener Prokura.

Viele Unternehmen legen die Verwendung intern in einer Unterschriftenregelung (auch: Zeichnungsbefugnis- oder Unterschriftenrichtlinie) fest – etwa: i. A. für die Sachbearbeitung, i. V. ab Handlungsvollmacht, ppa. für Prokuristen, Verträge ab einer bestimmten Summe nur mit zwei Unterschriften (Vier-Augen-Prinzip). Eine solche Regelung wirkt zunächst nur intern; im Außenverhältnis kommt es auf die tatsächlich erteilte Vertretungsmacht an.

Und wenn das falsche Kürzel gewählt wurde? Für die Wirksamkeit der Erklärung ist das in der Regel unschädlich. Das Bundesarbeitsgericht hat zum Zusatz „i. A.“ unter einer Kündigung entschieden, dass es auf die Gesamtumstände ankommt – dazu unten mehr.

Wer darf im Auftrag unterschreiben?

Für andere unterschreiben darf, wer Vertretungsmacht hat. Die entsteht auf drei Wegen:

1. Kraft Gesetzes: Eltern vertreten ihre minderjährigen Kinder (§ 1629 BGB), Betreuer die betreute Person im zugewiesenen Aufgabenkreis.
2. Kraft Organstellung: Geschäftsführer einer GmbH und Vorstände einer AG vertreten die Gesellschaft – sie unterschreiben nicht „im Auftrag“, sondern als Organ, meist ganz ohne Kürzel oder mit Funktionsbezeichnung.
3. Durch Rechtsgeschäft: die Vollmacht (§ 167 BGB) – der praktisch wichtigste Fall.

Die Erteilung einer Vollmacht ist grundsätzlich formfrei: Sie kann schriftlich, mündlich oder sogar durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Nur für einzelne Geschäfte verlangt das Gesetz eine besondere Form. Für die Praxis gilt trotzdem: Schriftlich ist besser. Zum einen als Nachweis im Streitfall, zum anderen, weil der Empfänger einer einseitigen Erklärung ohne vorgelegte Vollmachtsurkunde die Erklärung zurückweisen kann (§ 174 BGB – Details unten).

Die Arten der Vollmacht

• Spezialvollmacht (Einzelvollmacht, Sondervollmacht): gilt für ein einziges, konkret bestimmtes Geschäft – etwa den Verkauf eines bestimmten Autos oder die Unterschrift unter einen bestimmten Vertrag.
• Gattungsvollmacht (Artvollmacht): gilt für eine bestimmte Art wiederkehrender Geschäfte – etwa „alle Bestellungen bis 5.000 €“ oder „Annahme von Lieferungen“. Sehr verbreitet im Arbeitsalltag.
• Generalvollmacht: gilt für alle Geschäfte, bei denen Stellvertretung zulässig ist. Wegen ihrer Reichweite sollte sie nur mit Bedacht – und praktisch immer schriftlich – erteilt werden.
• Untervollmacht: Der Bevollmächtigte gibt seine Vollmacht ganz oder teilweise an einen Dritten weiter. Das ist nur zulässig, wenn die Hauptvollmacht es erlaubt oder der Vollmachtgeber zustimmt.

Daneben kennt die Rechtsprechung die Duldungs- und Anscheinsvollmacht: Wer es wissentlich geschehen lässt oder bei pflichtgemäßer Sorgfalt hätte erkennen können, dass ein anderer regelmäßig für ihn auftritt, kann an dessen Erklärungen gebunden werden, obwohl nie ausdrücklich eine Vollmacht erteilt wurde. Für Unternehmen ist das ein Grund mehr, Zeichnungsbefugnisse klar zu regeln.

Prokura und Handlungsvollmacht im Unternehmen

Das Handelsgesetzbuch stellt für Kaufleute zwei standardisierte Vollmachten bereit – mit dem Vorteil, dass Geschäftspartner deren Umfang nicht im Einzelfall prüfen müssen:

• Prokura (§§ 48–53 HGB): umfassende, im Handelsregister eingetragene Vertretungsmacht. Der Prokurist zeichnet mit ppa. Nicht von der Prokura gedeckt sind sogenannte Grundlagengeschäfte (etwa der Verkauf des Unternehmens) sowie – ohne besondere Ermächtigung – Grundstücksgeschäfte.
• Handlungsvollmacht (§ 54 HGB): die kleinere Schwester der Prokura. Sie deckt die gewöhnlichen Geschäfte des konkreten Handelsgewerbes ab. Kredite aufnehmen, Grundstücke veräußern oder Prozesse führen darf der Handlungsbevollmächtigte nur mit besonderer Befugnis. Er zeichnet mit i. V. – und darf nach § 57 HGB gerade nicht mit einem Prokura-Zusatz unterschreiben.

Eine Handlungsvollmacht wird nicht ins Handelsregister eingetragen. Sie kann als Generalhandlungsvollmacht, Arthandlungsvollmacht oder Spezialhandlungsvollmacht erteilt werden – die Systematik entspricht den oben genannten Vollmachtsarten.

Richtig im Auftrag unterschreiben: Name, Kürzel, Muster

Welcher Name kommt aufs Papier?

Die wichtigste Regel zuerst: Sie unterschreiben stets mit dem eigenen Namen – niemals mit dem Namen der vertretenen Person. Das Kürzel (i. A., i. V., ppa.) macht die Vertretung sichtbar; die eigene Unterschrift macht sie zurechenbar.

Wer ohne Erlaubnis den Namen eines anderen unterschreibt, riskiert eine Strafbarkeit wegen Urkundenfälschung (§ 267 StGB) – unabhängig davon, ob dem Betroffenen ein Schaden entsteht. Aber auch mit Erlaubnis ist das Nachahmen einer fremden Unterschrift keine gute Idee: Es verschleiert, wer tatsächlich erklärt hat, und schafft im Streitfall erhebliche Beweisprobleme.

Für formbedürftige Erklärungen ist zudem beruhigend zu wissen: Unterschreibt ein Vertreter mit seinem eigenen Namen und ist die Vertretung im Dokument erkennbar, wahrt das die gesetzliche Schriftform (§ 126 BGB). Die Frage, ob der Vertreter auch wirklich bevollmächtigt war, ist davon getrennt zu beurteilen.

Wo steht das Kürzel? Die DIN 5008

Die DIN 5008 – die Norm für die Gestaltung von Geschäftsbriefen – beantwortet die Detailfrage, wo i. A., i. V. oder ppa. platziert werden: entweder unmittelbar vor der handschriftlichen Unterschrift oder vor der maschinenschriftlichen Namenswiedergabe darunter. Beides ist zulässig; einheitlich sollte es im Unternehmen sein.

Zur Schreibweise: Nach DIN 5008 steht zwischen den Bestandteilen der Abkürzung ein (geschütztes) Leerzeichen – also „i. A.“ und „i. V.“, nicht „i.A.“ oder „i.V.“. Im Alltag sind die Schreibweisen ohne Leerzeichen allgegenwärtig und werden ebenso verstanden; wer normgerecht schreiben will, setzt das Leerzeichen. „ppa.“ steht klein, auch am Beginn der Unterschriftszeile.

Beispiele und Muster

So sehen korrekte Unterschriftenblöcke in der Praxis aus:

Der Zusatz „Vollmacht liegt bei“ ist nicht vorgeschrieben, aber hilfreich: Er benennt den Nachweis. Bei einseitigen Erklärungen – etwa einer Kündigung im Namen der Mutter – sollte die Vollmacht im Original beiliegen, sonst droht die Zurückweisung nach § 174 BGB.

Ohne Vollmacht unterschrieben: Wer haftet?

Unterschreibt jemand im fremden Namen, ohne Vertretungsmacht zu haben, hängt die Wirksamkeit des Vertrags von der Genehmigung des Vertretenen ab (§ 177 BGB). Genehmigt er, ist der Vertrag wirksam, als wäre von Anfang an eine Vollmacht vorhanden gewesen. Verweigert er die Genehmigung, greift § 179 BGB – die Haftung des Vertreters ohne Vertretungsmacht (juristisch: falsus procurator):

• Der Vertragspartner kann von der unterschreibenden Person nach seiner Wahl Erfüllung oder Schadensersatz verlangen (§ 179 Abs. 1 BGB).
• Wusste die unterschreibende Person selbst nicht, dass ihr die Vollmacht fehlte, haftet sie nur auf den Vertrauensschaden (§ 179 Abs. 2 BGB).
• Kannte der Vertragspartner den Mangel der Vertretungsmacht oder musste er ihn kennen, entfällt die Haftung (§ 179 Abs. 3 BGB).

Wer also „mal eben“ für den abwesenden Chef einen Vertrag unterschreibt, ohne dazu ermächtigt zu sein, steht im schlechtesten Fall persönlich für den gesamten Vertrag ein. Dazu können arbeitsrechtliche Konsequenzen kommen – und bei nachgeahmter Unterschrift die erwähnte Strafbarkeit nach § 267 StGB.

Zurückweisung nach § 174 BGB

Bei einseitigen Rechtsgeschäften – dem wichtigsten Beispiel: der Kündigung – gibt es eine zusätzliche Hürde. Legt der Bevollmächtigte keine Vollmachtsurkunde im Original vor, kann der Empfänger die Erklärung unverzüglich zurückweisen – dann ist sie unwirksam und muss neu abgegeben werden (§ 174 BGB). Eine Kopie oder ein Scan genügt nicht. „Unverzüglich“ heißt ohne schuldhaftes Zögern; die Rechtsprechung zieht die Grenze regelmäßig bei etwa einer Woche.

Die Zurückweisung scheidet aus, wenn der Vollmachtgeber den Empfänger vorher über die Bevollmächtigung informiert hatte – im Arbeitsverhältnis etwa, wenn bekannt gemacht ist, dass die Personalleitung zu Kündigungen berechtigt ist. Auch beim Prokuristen greift § 174 BGB in der Regel nicht: Seine Vertretungsmacht ist im Handelsregister für jedermann einsehbar.

Kündigung mit „i. A.“ unterschrieben – gültig?

Ein Klassiker vor den Arbeitsgerichten: Die Kündigung ist mit dem Zusatz „i. A.“ unterschrieben – wahrt sie die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform (§ 623 BGB)? Das Bundesarbeitsgericht hat dazu entschieden (BAG, Urteil vom 20.09.2006 – 6 AZR 82/06): Der Zusatz „i. A.“ allein macht die Kündigung nicht formunwirksam. Entscheidend sind die Gesamtumstände – ergibt sich aus ihnen, dass die unterschreibende Person die Erklärung erkennbar im Namen des Arbeitgebers abgibt, ist die Schriftform gewahrt. Ob sie tatsächlich bevollmächtigt war, ist eine davon getrennte Frage.

Für die Praxis heißt das trotzdem: Bei Kündigungen und anderen einseitigen Erklärungen besser i. V. verwenden und die Vollmacht im Original beilegen. Das Kürzel „i. A.“ kann Zweifel säen, ob überhaupt eine eigene Erklärung als Vertreter gewollt war – und solche Zweifel sind bei fristgebundenen Erklärungen das Letzte, was man braucht.

Sonderfälle: privat, E-Mail-Signatur, Englisch

Im Auftrag unterschreiben privat: Auch im Privatleben gelten §§ 164 ff. BGB. Ehepartner dürfen füreinander nur unterschreiben, wenn eine Vollmacht besteht – die Ehe allein erteilt keine. Für Behördenformulare, Bankgeschäfte oder Verträge von Angehörigen gilt deshalb: vorher eine schriftliche Vollmacht ausstellen lassen. Die Paketannahme für den Nachbarn ist dagegen unkritisch – hier wird nur der Empfang quittiert.

ppa. in der E-Mail-Signatur: Eine gesetzliche Pflicht, die Prokura in der E-Mail-Signatur zu führen, gibt es nicht – § 51 HGB betrifft die Zeichnung, also die Unterschrift selbst, und ist zudem nur eine Ordnungsvorschrift. Üblich und sinnvoll ist die Angabe trotzdem: Sie schafft für Geschäftspartner sofort Klarheit über die Vertretungsbefugnis. Gleiches gilt für „i. V.“ bei Handlungsbevollmächtigten.

Im Auftrag auf Englisch: Die gängigen Entsprechungen sind p.p. (per procurationem – im britischen Geschäftsverkehr verbreitet) sowie die Formulierungen on behalf of oder for. Wer international korrespondiert, schreibt etwa: „p.p. Jane Doe“ oder „Signed on behalf of Muster GmbH“.

Rechtschreibung: Es heißt „im Auftrag“, nicht „in Auftrag“ – „etwas in Auftrag geben“ ist eine andere Wendung. Ausgeschrieben wird „im“ nur am Satz- oder Zeilenanfang großgeschrieben („Im Auftrag“). Das „A“ der Abkürzung bleibt dagegen immer groß: „i. A.“.

Statt im Auftrag: selbst digital unterschreiben

Viele Unterschriften „im Auftrag“ entstehen aus einem rein praktischen Problem: Die eigentlich zuständige Person ist nicht greifbar – unterwegs, im Urlaub, im nächsten Termin. Genau dieses Problem lässt sich heute oft eleganter lösen, indem die zuständige Person selbst digital unterschreibt, egal wo sie gerade ist.

Zwei Werkzeuge dafür finden Sie direkt hier auf der Seite:

• Hier können Sie eine digitale Unterschrift erstellen – getippt, gezeichnet oder aus einem Foto Ihrer echten Unterschrift freigestellt, mit transparentem Hintergrund.
• Anschließend lässt sie sich direkt in ein PDF einfügen und als fertiges Dokument herunterladen – die Verarbeitung läuft lokal in Ihrem Browser.

Zur rechtlichen Einordnung gehört Ehrlichkeit: Eine eingefügte Bildunterschrift ist eine einfache elektronische Signatur. Bei formfreien Rechtsgeschäften – und das ist die große Mehrheit der Alltagsverträge – kann sie zur Dokumentation der Zustimmung verwendet werden. Wo das Gesetz Schriftform verlangt (etwa bei der Kündigung eines Arbeitsvertrags), ersetzt sie die eigenhändige Unterschrift nicht; dort braucht es Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung. Mehr dazu im Ratgeber Unterschrift digitalisieren.